英文 Email 怎麼寫？從開頭到結尾一次學會

工作、求學或一般日常生活中，Email 都是很常見的聯絡方式，不過很多人在寫英文 Email 的時候，最困難的不是單字不夠，而是不曉得開頭跟結尾該怎麼寫，或是不會掌握信件的語氣。

英文 Email 和中文 Email 的寫法有些不同，但只要學會基本信件的慣用寫作格式，並掌握幾個實用句型，寫一封有禮貌的英文 Email 一點都不難。

這篇文章會從英的開頭開始介紹，帶你一步一步掌握技巧，寫出一封正式的英文 Email。

英文 Email 的 6 個重點

以台灣的情況來說，會寫到英文 Email 的情境，通常集中在職場、學校、確認訂單或其他較正式的場合。

外國人寫 Email 的語氣比較簡潔，不像中文信件通常要額外寫很多尊稱、寒暄、祝福的內容。

寫英文 Email 時，要掌握三個原則：

1. 簡潔
2. 直接
3. 禮貌

千萬不要繞來繞去講話，盡量減少跟主題無關的敘述。最好開頭就先說明寫信目的，接著清楚交代需要對方知道或處理的事項，最後再禮貌地結尾，這樣能讓 Email 看起來更加專業、自然。

收件人與主旨

寫英文 Email 的時候，除了確認收件人之外，也要特別注意「Subject（主旨）」。

主旨應該簡潔、明確地概括信件內容，讓收件人一看到主旨，就能快速了解這封信的目的。

範例　如果這是一封要取消住宿預訂的 Email，可以直接寫：

這樣的主旨比只寫「Question」或「About My Reservation」更加清楚，收件人也能立即知道信件內容。

另外，明確的主旨也方便日後搜尋 Email，需要重新找出相關信件時，可以更快找到想要的內容。

問候語

對於公司內部彼此熟識的同事來說，用 Dear 來開頭可能會顯得太正式，有點生疏。

其實同事之間，用簡單的「Hi + 對方名字」來開頭就可以了，這樣顯得更自然、親切，也符合職場 Email 常見的寫法。

範例

打完招呼後，就可以直接進入信件主題。

如果希望語氣再親切一些，也可以先加上一句簡單的問候。

範例

接著再說明寫信的目的。

這樣的開頭既不會過於正式，也能讓 Email 讀起來更加有人情味。

第一句話說重點

在問候語之後，第一句就直接說明寫這封 Email 的目的，讓收件人不用讀完整封信，就能快速了解你想表達什麼。

英文 Email 崇尚簡潔直白、有話直說，先把目的交代清楚，後續再補充細節就好。

最常用的句型之一就是：

這個句型中，ask 可以用其他單字來替換，表達不同的意思，比如：

• inquire　詢問

  I am writing to inquire about the meeting schedule.

  我寫信來是想詢問會議時間。

• let you know　通知你

  I am writing to let you know about the schedule change.

  我寫信來是要通知你行程有所變更。

• confirm　確認

  I am writing to confirm my reservation.

  我寫信來是想確認我的預訂。

• invite you to　邀請你…

  I am writing to invite you to our annual meeting.

  我寫信來是想邀請你參加我們的年度會議。

• update you on…　向你更新關於…的資訊

  I am writing to update you on the progress of the project.

  我寫信來是想向你更新專案的進度。

提出需求

如果需要對方提供某項資訊，你可以用這個句型：

如果你需要請對方盡快回覆，除了直接告知一個確切的回覆日期之外，你也可以這麼說：

這個說法比直接寫 as soon as possible 更加客氣，適合用在正式或職場 Email 中。

如果事情有明確的期限，也可以直接寫出日期，讓對方清楚知道需要在什麼時間前完成。

結尾

台灣人習慣以祝福作為信件結尾，比如會說「僅此致意」、「祝工作順利」等等。

不過英文 Email 不用這麼嚴肅，尤其是一般工作往來或熟悉的同事之間，用禮貌但親切、不要太客氣的語氣結尾就好。

常見的英文 Email 結尾有：

• Best,

  最常見、最萬用的結尾方式，適合大多數 Email。

• All the best,

  祝一切順利，語氣比 Best 更親切一些。

• Cheers,

  常見於較輕鬆、熟悉的工作關係或朋友之間。

• Talk to you soon,

  期待很快和你再聯絡，適合近期還會繼續溝通的情況。

• As ever,

  一如既往，通常用於彼此熟悉、經常往來的人。

• Thanks,

  謝謝，適合在 Email 中向對方提出請求，或感謝對方協助時使用。

• I appreciate your…

  感謝你的……後面可以接具體的事情。

  例　I appreciate your time.　感謝你撥空。

附件

如果你的 Email 有附件的話，可以使用 attach 來表示「附上附件」。

正式或商務 Email，常用來提醒收件人確認附件內容的句型是：

範例信件

寫英文 EMAIL 台灣人常常犯錯的英文口語說法有哪些？

先謝謝你、麻煩你了。

Thank you in advance.

台灣人想表達： 先謝謝你、麻煩你了。

文法正確，但如果前面正在請對方幫忙，可能會讓人感覺「我已經認定你一定會幫我」，尤其是在請求對方做額外工作時，容易給人壓力。

可以改成：

• Thank you for your help.
• I appreciate your time.

請回覆我。

Please reply me.

台灣人想表達： 請回覆我。

這句是很常見的台式英文錯誤，在文法上是錯誤的，reply 後面通常不能直接接人，而且語氣也不太客氣。

可以改成：

• Please let me know.

希望你可以……

I hope you can…

台灣人想表達： 希望你可以……

這句也是台灣人在中文信件中在要求對方做事時，常用的句型「希望你可以」，但是直翻成英文「I hope you can…」的語氣太強烈、太直接了，很不客氣。

可以改成：

• Could you…?
• Would it be possible to…?

不好意思打擾你。

I am sorry to bother you.

台灣人想表達： 不好意思打擾你。

這句話文法沒問題，但問題是語氣過度客氣了。

以台灣人的習慣來說，說「不好意思」、「抱歉打擾」、「麻煩了」來表達委婉、禮貌。不過對外國人來說，如果只是提出一般問題或正常的工作需求，一直使用 I’m sorry 反而可能讓語氣顯得太過歉疚。

可以改成：

• I have a quick question.
• Could I ask you a quick question?

我想詢問……

I want to ask…

台灣人想表達： 我想詢問……

這句話在文法上也沒問題，不過問題跟上一句的剛好相反，出在這種說法「太不客氣」，口氣太直接了。

很多台灣人這樣說是想表達「我想請問……」的意思，但用「I want to ask…」在外國人耳裡聽起來，會像在說「你要給我回答……」，有點居高臨下的感覺。

可以改成：

• I would like to ask about…
• I am writing to ask about…